5 kroków do lepszego radzenia sobie z pocztą elektroniczną

5 Easy Steps to Stanch the E‑Mail Flo­od – NYTimes.com.

Na górze znaj­du­je się link do cie­ka­we­go arty­ku­łu ze stro­ny NYTi­me­sa (nie­ste­ty teraz rza­dziej oglą­dam tę witry­nę ze wzglę­du na ogra­ni­cze­nia, któ­re wpro­wa­dzi­li). Doty­czy on pro­ble­mów ze zbyt wiel­ką ilo­ścią e‑maili, któ­re nawie­dza­ją skrzyn­ki odbior­cze nie­któ­rych ludzi.

Na począt­ku autor wspo­mi­na Davi­da Alle­na, któ­ry wymy­ślił meto­dę Get­ting Things Done – tym samym uczy­nił on prze­mysł z same­go spo­so­bu sor­to­wa­nia e‑maili (war­to odwie­dzić jego stro­nę – jak moż­na zara­biać na wci­ska­niu ludziom ciemnoty).

Autor arty­ku­łu pod­cho­dzi do pro­ble­mu tro­chę bar­dziej racjo­nal­nie, bo zda­je sobie spra­wę z tego, że ludzi, któ­rzy są dosłow­nie zasy­py­wa­ni maila­mi jest nie aż tak wie­le. Daje kil­ka uży­tecz­nych rad:

1. Nie orga­ni­zuj, tyl­ko szu­kaj – fol­de­ry i ety­kie­ty w skrzyn­kach odbior­czych są faj­ne, ale uży­wa­nie ich zaj­mu­je względ­nie wie­le cza­su. Poza tym – jak autor traf­nie zauwa­żył – pro­blem może powstać, gdy jakąś wia­do­mość zapo­mni­my dodać do fol­de­ru i jej aku­rat po pew­nym cza­sie będzie­my szu­kać. Zamiast tego fak­tycz­nie lepiej jest szu­kać. Więk­szość pro­gra­mów do odbie­ra­nia pocz­ty a tak­że inter­ne­to­wych ser­wi­sów słu­żą­cych do tego wypo­sa­żo­nych jest w pro­ste (i zara­zem skom­pli­ko­wa­ne) wyszu­ki­war­ki, któ­re uła­twia­ją zna­le­zie­nie żąda­nej wia­do­mo­ści. Z wła­sne­go doświad­cze­nia wiem, że ety­kie­ty są przy­dat­ne – bo poma­ga­ją one zawę­zić pole poszu­ki­wa­nia. Bo prze­cież, gdy ktoś ma w fol­de­rze kil­ka­set wia­do­mo­ści, to przej­rze­nie jed­nej po dru­giej i tak zaj­mie wie­le czasu.
2. Blo­kuj – przy­cho­dzi do nas wie­le listów, któ­rych wca­le nie chcie­li­by­śmy otrzy­my­wać. Zwy­kle są one od jakiś insty­tu­cji – w tej sytu­acji więk­szość poczt inter­ne­to­wych jest wypo­sa­żo­nych w narzę­dzie pozwa­la­ją­ce zablo­ko­wać dane­go adre­sa­ta. Poza tym war­to roz­wa­żyć, czy nie wypi­sać się z róż­no­ra­kich biu­le­ty­nów, ofert pro­mo­cyj­nych – któ­rych i tak zwy­kle nie czy­ta­my (choć dzię­ki takie­mu biu­le­ty­no­wi ja dowie­dzia­łem się o tym artykule).
3. Książ­ka adre­so­wa w e‑poczcie – autor zauwa­ża, że być może nie war­to pro­wa­dzić skru­pu­lat­nie książ­ki adre­so­wej ze wszyst­ki­mi e‑mailami. Tak jest w Gma­ilu – wszyst­kie adre­sy e‑mail zapi­su­ją się tak czy owak automatycznie.

Ja takich pro­ble­mów nie mam (a przy­naj­mniej nie w takiej ska­li), ale zaczy­nam coraz odważ­niej usu­wać nie­chcia­ne e‑maile. Pozdrawiam.

PS. Po chwi­li namy­słu przy­szedł mi jesz­cze jeden pro­blem do roz­wa­że­nia: jak korzy­stać z pocz­ty inter­ne­to­wej – poprzez apli­ka­cję na stro­nie inter­ne­to­wej, czy przez pro­gram na kom­pu­te­rze? Do dzi­siaj nie uda­ło mi się na to pyta­nie zna­leźć odpo­wie­dzi, dla­te­go uży­wam stro­ny Gmail.com.